Planejamento da comunicação na Construção Civil - QUALIT

A boa comunicação é considerada fator de grande benefício na gestão de projetos. De acordo com uma pesquisa realizada pelo PMI (Project Management Institute), conclui-se que organizações com comunicação eficiente terminam 80% dos projetos de acordo com o planejado – tais resultados são 54% superiores aos registrados em empresas com baixo nível de comunicabilidade. Ainda segundo o PMI, gestores de projetos bem sucedidos utilizam quase 90% do seu tempo envolvidos no processo de comunicação interna, desenvolvendo uma cultura de produtividade pessoal.

No setor da construção civil, os profissionais atuam basicamente em dois ambientes: escritório e canteiro de obras. A maior parte dos custos de uma construção acontecem nos canteiros de obras, entretanto, a maioria das decisões sobre o planejamento, controle de orçamento e alocação dos recursos acontecem no escritório. É de suma importância o desenvolvimento de uma comunicação bem sucedida, e para isso, a tendência tem sido levar softwares e aplicativos também para o canteiro de obras, como o Qualit Mobile, pensado e desenvolvido justamente para permitir este tipo de interação, possibilitando ações como a autorização de uma compra em qualquer lugar e a qualquer momento.

Consoante a nova ISO 9001:2015, elaborar um plano de ação para a comunicação interna torna-se requisito básico de um sistema de gestão de qualidade. O plano de ação deve identificar quem precisa de qual informação e, quando determinada informação é necessária, como será a melhor forma de fornecê-la. Fica incumbida então, ao gestor responsável pelo planejamento, a tarefa de identificar e compartilhar de maneira estruturada quem serão os stakeholders do projeto, quais devem ser os itens de comunicação e quem são os responsáveis por transmitir informações ao longo do projeto.

O primeiro passo no planejamento é listar todos os stakeholders, concluindo quais são todas as informações a serem repassadas e detalhar listando e classificando cada item de comunicação que pode afetar o sucesso do projeto – tanto itens regulares, como eventuais, imprevistos. Duas outras designações para cada item de comunicação são a frequência (diária, semanal, eventual) e o canal a ser usado (comunicação direta, e-mail, telefonemas, etc.). Por fim, o plano deve sinalizar quem são os responsáveis pela comunicação em cada etapa e de acordo com cada situação.