Principais indicadores – Suprimentos. - QUALIT

Principais indicadores – Suprimentos. 

Nossa equipe de monitoramento de atendimento tem observado entre as várias demandas que chegam ao suporte diariamente uma busca de informações relacionados a indicadores nas diversas áreas da construção civil. Com objetivo de potencializar nosso know-how nessa área resolvermos fazer uma série de reportagens sobre os principais indicadores e pontos de controles aplicados as melhores práticas de mercado utilizadas atualmente pelas empresas. 

Os indicadores são imprescindíveis para medir o desempenho dos processos adotados, servindo como alerta tanto para equipe operacional como para a alta gestão monitorar os pontos de controles estabelecidos e buscando obter sucesso no desenvolvimento de seus projetos.  Chamamos esses indicadores de “KPI’s – Performance Indicators, ou indicadores-chave de performance” hoje vamos abordar um pouco sobre os KPI’s da área de suprimentos.

Uma boa parte das movimentações no canteiro está relacionado ao setor de compras e de estoque, por isso é de grande importância que os processos estejam devidamente mapeados e definidos de forma clara. Vejamos alguns pontos relevantes a serem monitorados:

– Quando for customizar ou analisar um processo liste as tarefas com ordem de prioridade e com os responsáveis tanto operacional como gerencial;

– Estreite as parcerias com fornecedores e prestadores de serviços, facilitando assim a comunicação e competitividade saudável. Lembrem-se eles vivenciam muito bem a sua atividade inclusive com experiencia de outros clientes e podendo contribuir muito com o seu negócio;

– Automatize tudo que for possível, como realização de pedidos, transferência de materiais, custódia de equipamentos, facilitando assim a organização, celeridade e padronização, economizando assim  tempo na mão de obra, podendo investir no mais importante que é a execução dos serviços;

– Incentive as integrações entre setores de forma holística, eles se complementam, busque sempre um registro das interações juntamente ao plano de ação para controle;

– Utilize toda tecnologia para facilitar a sua operação, os consultores dessa área são um produto que você deve explorar por conta da vivência de mercado e da pesquisa tecnológica que esse setor realiza.

– Monitore constantemente os indicadores, veja o que eles estão lhe dizendo para realizar ajustes na sua operação;

Principais KPI’s no setor de suprimentos:

– Balança, indica o balanço da compra em relação à linha orçamentária, um bom setor de suprimentos deve ter o objetivo de sempre fechar negócios abaixo do valor da linha. Sendo importante destacar o que não atingiu a meta para realizar uma análise de caso;

– Prazo de Entrega, é importante incorporar à sua base de dados de insumos o tempo de reposição do item, essa informação é fundamental para o controle desse KPI, atrasos na entrega normalmente ocasiona problemas na execução do serviço;

– Linha de tempo, Monitore toda a produção do seu setor por etapas, verifique o tempo total útil (deduzindo o prazo de entrega) da requisição até a entrada da nota fiscal, separe o tempo por fases, tempo da requisição, tempo da cotação, tempo da ordem de compra, tempo da entrada da nota e analise os dados para melhorar essa cadeia;

– Prazo médio de pagamento, a integração entre a programação de compras e o fluxo de caixa da empresa é um importante item de comunicação, o prazo médio de pagamento deve ser definido por alçada de valores de acordo com seu fluxo de caixa previsto, esse é um ótimo KPI de integração;

– Qualidade e Devolução, outro ponto importante é a avaliação da qualidade dos materiais comprados, aplique a ficha de verificação na entrega dos insumos que forem controlados, registre as não conformidades e aplique as ações para evitar ao máximo as devoluções.

Como o Qualit Construção pode lhe ajudar nesse controle:

– O módulo de suprimentos quando integrado ao módulo de gestão de obras possibilita uma avaliação da compra com a linha orçamentária, verificando se os valores estão compatíveis ou não com o orçado podendo exigir uma autorização para liberar o processo de compras no caso de ultrapassar a previsão orçada;

– O cronograma de compras deve partir do planejamento operacional da obra, no módulo de Acompanhamento de Obras após a definição das tarefas do mês o sistema disponibiliza automaticamente a geração das requisições dos insumos necessários para a execução dos serviços apontados, levando em consideração os parâmetros definidos no cadastro dos insumos referente ao tempo de reposição e lote de compra;

– Controle os valores dos contratos com subempreiteiros e outros fornecedores tanto de material como de serviço, permitindo que sejam feitas compras triangulas abatendo do saldo do contrato e adiantamento de valores,caso esteja previsto no contrato, a serem abatidos nas medições lançadas posteriormente;

– A ferramenta de controle da curva ABC no sistema de compras, possibilita um gerenciamento dos itens mais relevantes do seu projeto no tocante a valores e quantidades de acordo com os definidos no orçamento e planejamento de obras, possibilitando assim o gerenciamento de desvios antes da efetivação da compra dos itens;

– Obrigatoriedade de cotação com o número mínimo de fornecedores; 

– Verificação do estoque no instante que o usuário está autorizando a requisição, podendo ser atendido totalmente ou parcialmente pela transferência entre almoxarifados;

– Obtenha relatórios em tempo real do indicador de tempo médio da rotina de compras desde a requisição até a aprovação da ordem de compra;

– Informe e analise de forma prática o tempo de reposição e estoque mínimo dos insumos;

– Total integração entre o orçamento, suprimentos e o financeiro.

Uma gestão de suprimentos otimizada merece sua atenção, existem muitos elementos e camadas para controle e indicadores, o Qualit Construção lhe proporciona suporte nessa etapa, trazendo segurança e integração das informações, veja como nossos consultores podem agregar conhecimento em sua operação.

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