Controle de Documentos na Construção Civil.

Introdução:

Uma grande responsabilidade na gestão das construtoras e incorporadoras é o controle com o material intelectual dentro e fora da empresa. Organização e padronização são premissas básicas para salvaguardar e facilitar o acesso aos documentos. Existem algumas normas estabelecidas que ajudam a trilhar esse caminho. Todo esse acervo é um histórico vivo de qualquer organização. Hoje vamos falar sobre o gerenciamento dos documentos e sua importância para a continuidade e sucesso do seu empreendimento.

Importância da gestão dos documentos:

Existem várias camadas ao se falar da gestão documental e todas visam buscar vantagens para o seu negócio. No canteiro de obras, por exemplo, é um ambiente muito dinâmico, onde vários serviços próprios ou terceirizados são executados concomitantemente. Todas essas atividades devem ser devidamente registradas. No atual cenário não existe espaço para a defasagem de informações, não é mesmo? Caso isso ocorra, pode-se criar um panorama de atrasos, retrabalhos, ou pior, perda de informações. A principal vantagem de ter uma gestão dos documentos é ter agilidade e segurança nos registros das informações, além da conservação da memória empresarial. Outro importante ponto é o nivelamento dos processos. Isso traduz uma padronização no que se tange ao controle das versões do documento, emissão, transferência e inventário dessas informações. Esse nivelamento apresenta um cenário de transparência e acessibilidade, o que deixa mais descomplicada a tomada de decisões.

Como começar a gerenciar os documentos?

  • Separar os arquivos físicos por categorias;
  • Digitalize os documentos. Isso vai economizar espaço e tempo nas consultas;
  • Deixe bem organizado os documentos físicos;
  • Algumas categorias de documentos são necessárias ter o controle de versão e cópias. Deixe isso transparente para a sua equipe;
  • Fique atento ao vencimento da custódia dos documentos. Alguns documentos tem validade no que se refere a sua custódia. Digitalize e descarte o que está vencido;
  • Crie um padrão para a utilização e custódia dos documentos, com prazo de entrega, se for o caso. É uma maneira inteligente e segura para evitar riscos ao material intelectual de sua empresa;

Como a tecnologia pode lhe ajudar nessa missão?

Um sistema integrado como a Qualit Construção, destina-se a facilitar muito sua gestão. Nossa solução oferece uma logística centralizada, estruturada e intuitiva para você. Em qualquer lugar e a qualquer hora o usuário que dispuser de acesso poderá consultar, emitir, editar os documentos, e quando isso ocorrer, os interessados vão receber notificações da modificação, além de ter um controle absoluto nas versões, revisões e desenvolvimento de novos arquivos. Com nosso sistema de gestão de documentos você pode realizar anexos de diversos tipos de arquivos como arquivos do tipo planilhas, arquivos de modelagem de plantas e arquivos do tipo BIM – Building Information Model. Sua equipe terá acesso aos nossos consultores que vão lhe orientar com as melhores práticas de mercado. Entre em contato:

Contatos :(81) 4007-2498 – contato@qualit.com.br

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