- Apresentação e Conceito:
O nosso controle de contas a pagar garante a você informações para uma melhor tomada de decisão, sobre todos os compromissos de sua empresa, que represente qualquer tipo de desembolso de Recursos.
Os títulos de contas a pagar, são compromissos assumidos ou já quitados pela empresa, que é representada por compras de insumos, de equipamentos, pagamento de salários, contas de concessionárias, entre outros. Esse controle deve ser rotina de qualquer empresa.
1.1.Objetivos:
Toda nossa plataforma de solução para os pagamentos tem como objetivo:
- Visualização e busca dos títulos a pagar.
- Lançamentos de contas a pagar.
- Manutenção desses títulos.
- Apropriação desses custos.
- Controle dos impostos referente a Notas Fiscais.
- Baixa dos títulos.
- Filtros por situação, como por exemplo vencidos, baixados entre outros.
- Conferir, aprovar e Autorizar pagamentos.
- Identificar facilmente as obrigações a apagar
- Não permitir a perda de prazo, implicando no pagamento de multa e juros.
- Fornecer informações para o fluxo de caixa.
- Fornecer informações para a conciliação bancária.
2. Apresentação da Rotina de Contas a Pagar:
Essa rotina se encontra particularmente no módulo de Gestão Financeira, no seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos.
Observe que o sistema já apresenta o filtro de contas a pagar pelo agrupamento de centro de custo:
2.1. Incluindo um novo título de contas a pagar:
Clicando no botão incluir como indicado pela seta 1 na acima, o sistema vai apresentar a tela de inclusão, vamos detalhar um pouco mais:
Os campos obrigatórios para a inclusão do título são:
- Fornecedor.
- Data de Referência.
- Data de Vencimento.
- Tipo de Documento.
- Valor.
Podendo ser parametrizado para deixar obrigatório outros como centro de custo, item de desembolso e etc.
Incluindo as informações acima e clicando em salvar, o sistema vai cadastrar o título.
2.1.1. Adicionando informações complementares no título:
Assim que o título for salvo, o sistema vai abrir a tela de complementares para você informar alguns campos, vamos verificar quais são:
Observação: Clicando no Botão “Consultar Ordem” o sistema vai apresentar diretamente do controle de compras a ordem de compra vinculada a esse título em questão:
Observação: Clicando no botão “Consultar Nota”, o sistema vai apresentar diretamente do sistema de controle de compras o cadastro da Nota Fiscal.
2.2. Baixando um Contas a Pagar:
Para você liquidar um título de contas a pagar, você deve acessar o módulo financeiro no seguinte caminho: Movimentação | Contas a pagar | Todos:
Selecionando um título da sua janela em situação aberta, verifique a legenda em cores no canto inferior direito, clicando em baixar como a seta está indicando:
Em seguida o sistema vai abrir a rotina de baixa, vamos detalhar os campos dessa tela:
2.3. Reativando uma conta a pagar:
Caso o título esteja cancelado ou baixado, essa rotina devolve a situação original, ou seja, o título fica na situação em aberto, isso ocorre, quando existe algum erro no lançamento ou na baixa do título, ou queria reverter o cancelamento do título.
Acesso da Rotina: No módulo gestão financeira, você vai então em Movimentação | Contas a pagar |Todos| Selecionar o título | Reativar:
Por fim, o sistema solicita uma confirmação como é visto abaixo, e o título é reativado podendo assim ser alterado:
2.4 Cancelando uma conta a pagar:
Para cancelar um título de contas a pagar, a situação do título deve estar em aberto, cancelando o título, o sistema pode também permitir uma exclusão, para acessar essa rotina você deve entrar na Gestão Financeira, no seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos | Cancelar:
O sistema vai solicitar uma confirmação de cancelamento como é apresentado abaixo, confirmando o sistema vai cancelar o título:
2.5 Excluindo uma conta a pagar:
Para excluir um título de contas a pagar, a situação do título deve estar cancelada para permitir uma exclusão, para acessar essa rotina você deve entrar na Gestão Financeira, no seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos | Excluir:
O sistema solicita uma confirmação, e o título é excluído sem possibilidade de retorno para o banco de dados, porém fica a informação de ocorrência da exclusão e do número e alguns dados do títulos na nossa rotina de segurança em “Ocorrências do Sistema”.
2.6. Segurança do contas a pagar:
Essa rotina é muito comum na maioria das operações do ERP Qualit, aonde ficam gravados informações de usuário e data de diversas operações que foram realizado em determinado registro do sistema, nesse caso em títulos do contas a pagar:
Para acessar essa rotina você deve acessar o módulo de Gestão Financeira no seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos | Selecionar o título que você queria consultar | Segurança:
2.7. Informações de valores do contas a pagar:
O sistema automaticamente já calcula todos os valores para a liquidação do título na rotina de baixa, porém caso o usuário queria verificar sem utilizar a rotina de baixa, ou atualizar o título para uma determinada data, ele pode acessar essa rotina, que fica no sistema de Gestão Financeira, no seguinte caminho: Movimentação | Contas a pagar | Todos | Selecione o título que você queria consultar | Valores:
O sistema vai apresentar a seguinte tela: Observe que a primeira coluna o sistema fixa o padrão do título como moeda, vencimento. Na segunda coluna são os dados da atualização:
2.8. Apropriação:
Como o próprio nome já informa as apropriações das contas a pagar, serve para gerar um maior detalhamento do custo referente ao título, deixando assim mais assertivo os relatórios e o resultado de sua empresa.
Não há necessidade de apropriar quando os custos são diretos.
Objetivos da apropriação:
Com o sistema de Qualit lhe possibilita mapear e controlar os seguintes itens:
• Detalhar o custo em um ou mais centro de custos.
• Detalhar o custo em um ou mais itens de desembolso.
• Emitir relatórios do custo apropriado.
• Possibilidade de emitir o fechamento de caixa apropriado
• Gerar informações para o fluxo de Caixa.
Vamos ver um exemplo, explicando como realizar a operação:
Para apropriar um título de contas a pagar, você deve acessar no módulo Gestão Financeira, o seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos | Selecionar o título a ser apropriado | Apropriação:
Inicialmente devemos ajustar o atual registro, o Sistema Qualit, automaticamente já relaciona 100% da apropriação para o item de desembolso e centro de custo de face do título:
Nesse caso temos um título no valor total de 3.333,33, que está destinado ao centro de custo Fernando Pessoa, e a classificação financeira Salários, vamos excluir esse registro para realizar uma apropriação detalhada, clicando no botão excluir:
Com a apropriação excluída como podemos ver acima, vamos incluir uma nova, observe que ela fica com a sugestão da face do título, nesse caso vamos deixar 50% para salários e 50% para 13º Salário:
Observe que temos que incluir duas vezes:
Na verdade você pode apropriar quantas vezes for necessário.
2.9. Substituição de títulos:
Essa rotina tem por finalidade cancelar o titulo original e gerar outros títulos a partir do original, o título original tem que está em situação em aberto.
Acesso da Rotina: No módulo gestão financeira, você vai então em Movimentação | Contas a pagar | Todos |Selecionar o titulo que será substituído | Substituição:
Ai o sistema vai abrir a rotina de substituição:
- Data que será realizado a substituição.
- Valor a pagar: Total do título selecionado.
- Diferença do título original com os valores de títulos substituídos.
- Janela de apresentação dos títulos que serão gerados.
- Novo título.
- Remover título da janela.
Clicando em novo título o sistema vai apresentar a seguinte tela:
- Tipo do documento do titulo a ser gerado.
- Novo número do documento.
- Gerar titulo baixado.
- Valor desse registro.
- Retenções do novo registro.
- Fornecedor.
Confirmando os dados, o sistema vai criar o registro para deduzir do título original:
Repita o processo até que a diferença esteja nula, e confirme no botão “Ok”, confirmando o título original vai ser cancelado, e criado os títulos que estão sendo apresentados na substituição.
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