Introdução:

A ordem de compra é um documento fundamental para as construtoras, pois formaliza a intenção de compra e estabelece as condições de transação, incluindo preço, prazo de entrega e forma de pagamento. Ela serve como garantia de que as condições acordadas serão cumpridas e evita possíveis conflitos entre a construtora e o fornecedor.

Além disso, a ordem de compra é importante para o controle de gastos e estoques da construtora, permitindo uma gestão de estoque mais assertiva e a elaboração de melhores planejamentos financeiros e de produção. Ela também auxilia no monitoramento das movimentações de compra, verificação de preços competitivos e avaliação da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelos fornecedores.

Para otimizar o processo de compras e reduzir custos, os construtores devem seguir algumas etapas importantes:

Definir claramente as necessidades em termos de materiais e serviços;
Selecionar os fornecedores mais adequados;
Negociar preços e condições de pagamento;
Formalizar o contrato de compra;
Acompanhar de perto a entrega de materiais e serviços;

Em resumo, a ordem de compra é um documento essencial para as construtoras, pois formaliza a transação, estabelece condições, evita conflitos, controla gastos e estoques, e auxilia na gestão de compras.

Fluxo do Processo de Compras:

Objetivos:

Uma ordem de compra pode ser originada de diversas situações, como solicitação de compra, cotação de preços, necessidade de produção, solicitação de estoque, contrato de fornecimento, criação manual da ordem. Essa ordem de compra pode ser aplicada tanto a produtos quanto a serviços, ou até mesmo a ambos. Além disso, ela pode ser enviada via e-mail automaticamente ao fornecedor assim que finalizada ou após a aprovação.
A utilização da ordem de compra possibilita antecipar a previsão financeira de pagamento para compor o fluxo de caixa, além de possibilitar obter um parâmetro para conferência no recebimento da nota fiscal, atualizando valores, impostos retidos, a conferência dos quantitativos e especificações dos materiais ou serviços, garantindo assim um controle mais eficiente dessas informações.

Algumas funções de controle:

Algumas das funções que podemos controlar na sua Ordem de Compra, através pelo Qualit Controle de Compras.

Autorização da Ordem de Compra;
Aprovação dos dados da Ordem de Compra;
Controlar as situações da Ordem de Compra;
- Aberta;
- Autorizada;
- Anulada;
- Confirmada;
- Parcialmente atendida;
- Fechada;
- Bloqueada;
- Aprovada;
Apropriação dos itens da Ordem de Compra;
Lançamento de Contas a Pagar;
Frete;
IPI;
Controle de Anexo;
Classificação;
- Baixa;
- Normal;
- Urgente;

Apresentação da tela de ordem de compra.

Agora vamos apresentar a tela principal da Ordem de Compra e detalhar todos os campos, o endereço para acessar a rotina é: Movimentação | Ordem de Compra:

Então a tela principal é apresentada:

1 – Botões principais de manutenção das Ordens de Compra:

Incluir uma nova Ordem de Compra.
Alterar uma Ordem de Compra selecionada.
Exclusão de uma Ordem de Compra anulada.
Consultar uma Ordem de Compra selecionada.
Rotina de Impressão da Ordem de Compra.
Seleção de Ordem de Compra.

Janela com a listagem das Ordens de Compra:

Código sequencial da Ordem de Compra;
Data da Ordem de Compra;
Fornecedor;
Valor total da Ordem de Compra;
Marcação se a Ordem de Compra foi gerada para o sistema de Gestão Financeira;
Data da Entrega;
Situação da Ordem de Compra;
Número do Pedido;
Centro de Custo da Ordem de Compra;
Marcação se foi realizada a aprovação da Ordem de Compra;
Marcação se foi realizada a contabilização da Ordem de Compra;
Marcação se foi anexada um arquivo associado a Ordem de Compra;
Local de faturamento da Ordem de Compra;
Vinculo da ordem de compra ao contrato de fornecimento.

2- Botões secundários da manutenção da Ordem de Compra:

APROVAR:
- Aprovação da Ordem de Compra;
- Desaprovação da Ordem de Compra;
- Enviar a Ordem de Compra via E-mail;
- Selecionar Ordens de Compras para aprovação;
- Selecionar Ordem de Compra para desaprovação;
AUTORIZAR:
- Autorização da Ordem de Compra.
- Desautorizar Ordem de Compra
SITUAÇÃO:
- Botão para mudar a situação da Ordem de Compra;
  - Reabrir uma Ordem de Compra confirmada ou anulada;
  - Anular uma Ordem de Compra aberta;
  - Confimar a ordem de compra;
  - Fechar a ordem de compra;
PREVIÃO ENTREGA:
- Realizar a programação da entrega;
RATEIO:
- Selecionar a ordem de compra para rateio;
- Realizar o rateio da Ordem de Compra por item;
SEGURANÇA:
- Botão que informa as datas que a Ordem de Compra foi modificada e a modificação;
MOTIVO DE BLOQUEIO:
- Apresenta o texto que o usuário incluio para bloquear a Ordem de Compra;
ITENS DA ORDEM:
- Apresenta a descrição, unidades, preços e quantidades dos itens da ordem de compra selecionada;
LANÇAMENTOS:
- Apresenta os dados das parcelas geradas para o financeiro em relação a Ordem de Compra selecionada;
ANÁLISE DA COTAÇÂO:
- Apresenta o mapa de cotação que a ordem de compra passou;
MOTIVO DE FECHAMENTO:
- Apresenta a descrição que o usuário incluiu para fechar a Ordem de Compra.
DUPLICAR:
- Cria uma nova ordem de compra a partir de uma selecioanda, com os mesmos dados.
ANEXOS:
- Ferramenta para anexar arquivos ao registro de Ordem de Compra;
SOLICITAÇÃO:
- Apresenta a requisição original referente a Ordem de Compra selecionada.

3- Forma de Ordenação da Janela de listagem das Ordens de Compra.

Número da Ordem de Compra;
Data da Ordem de Compra;
Fornecedor da Ordem de Compra;
Fornecedor e data da ordem;
Centro de Custo da Ordem de Compra.

Inclusão de uma nova ordem de compra.

Para incluir uma nova ordem de compra você deve acessar o seguinte caminho: Movimentação | Ordem de Compra | Incluir:

Então a tela principal da rotina é apresentada:

Então a tela de inclusão será apresentada, vamos detalhar todos os campos necessários para incluir a Ordem:

A- Número da Ordem de Compra, esse número é gerado automaticamente pelo sistema;
B- Número da solicitação original da Ordem de Compra;
C- Número da cotação original da Ordem de Compra;
D- Número do cadastro do fornecedor, a empresa que vai entregar os itens;
E- Número da rotina do contrato de fornecimento, deve-se obedecer alguns parâmetros:

Período da Ordem de Compra e do Contrato do Fornecimento;
Centro de Custo Ordem de Compra e do Contrato de Fornecimento;
Classe da Ordem de Compra e do Contrato de Fornecimento;
Fornecedores da Ordem de Compra e do Contrato de Fornecimento.

F – Cadastro do colaborador que solicitou os itens da compra;
G – Centro de Custo vinculado a compra ou a obra;
H – Controle da Ordem de Compra, vinculado a ao Projeto de Curva ABC;
I – Cadastro do colaborador que autorizou a Ordem de Compra;
J- Cadastro da empresa que será responsável pelo faturamento da Ordem de Compra;
K- Histórico ou detalhamento de texto, que facilite a caracteriazação da compra;
L- Código que indica qual documento fiscal será realizada a entrada;
M- Classe da Ordem de Compra;

Material;
Serviços;
Material e Serviços;

N- Classificação de Urgência da Compra:

Baixa;
Normal;
Urgênte;

O- Número do pedido do fornecedor (controle próprio do usuário);
P- Descrição do contato referente ao fornecedor;
Q- Indicação do cadastro do comprador previsto para realizar a compra;
R- Fase do projeto ao qual está vinculado a Ordem de Compra na rotina de curva ABC;
S- Tipo de lançamento da parcela no financeiro;
T- Complemento da descrição da Ordem de Compra;
U- Data de envio da ordem de compra para o fornecedor;
V- Indicação da descrição de outros tipos de documento;

X- Data da entrega da Ordem de Compra prevista;

Y- Cadastro do local de entrega, que será impresso na ordem de compra.

Ordem de Compra V1 - QUALIT