Introdução:

A ordem de compra é um documento fundamental para as construtoras, pois formaliza a intenção de compra e estabelece as condições de transação, incluindo preço, prazo de entrega e forma de pagamento. Ela serve como garantia de que as condições acordadas serão cumpridas e evita possíveis conflitos entre a construtora e o fornecedor.

Além disso, a ordem de compra é importante para o controle de gastos e estoques da construtora, permitindo uma gestão de estoque mais assertiva e a elaboração de melhores planejamentos financeiros e de produção. Ela também auxilia no monitoramento das movimentações de compra, verificação de preços competitivos e avaliação da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelos fornecedores.

Para otimizar o processo de compras e reduzir custos, os construtores devem seguir algumas etapas importantes:

• Definir claramente as necessidades em termos de materiais e serviços;
• Selecionar os fornecedores mais adequados;
• Negociar preços e condições de pagamento;
• Formalizar o contrato de compra;
• Acompanhar de perto a entrega de materiais e serviços;

Em resumo, a ordem de compra é um documento essencial para as construtoras, pois formaliza a transação, estabelece condições, evita conflitos, controla gastos e estoques, e auxilia na gestão de compras.

Fluxo do Processo de Compras:

Objetivos: 

Algumas das funções que podemos controlar na sua Ordem de Compra, através pelo Qualit Controle de Compras.

• Autorização da Ordem de Compra;
• Aprovação dos dados da Ordem de Compra;
• Controlar as situações da Ordem de Compra;
  • Aberta;
  • Autorizada;
  • Anulada;
  • Confirmada;
  • Parcialmente atendida;
  • Fechada;
  • Bloqueada;
  • Aprovada;
• Apropriação dos itens da Ordem de Compra;
• Lançamento de Contas a Pagar;
• Frete;
• IPI;
• Controle de Anexo;
• Classificação;
  • Baixa;
  • Normal;
  • Urgente;

Apresentação da tela de ordem de compra.

Agora vamos apresentar a tela principal da Ordem de Compra e detalhar todos os campos, o endereço para acessar a rotina é: Movimentação | Ordem de Compra:

Então a tela principal é apresentada:

1 – Botões principais de manutenção das Ordens de Compra:

• Incluir uma nova Ordem de Compra.
• Alterar uma Ordem de Compra selecionada.
• Exclusão de uma Ordem de Compra anulada.
• Consultar uma Ordem de Compra selecionada.
• Rotina de Impressão da Ordem de Compra.
• Seleção de Ordem de Compra.

Janela com a listagem das Ordens de Compra:

• Código sequencial da Ordem de Compra;
• Data da Ordem de Compra;
• Fornecedor;
• Valor total da Ordem de Compra;
• Marcação se a Ordem de Compra foi gerada para o sistema de Gestão Financeira;
• Data da Entrega;
• Situação da Ordem de Compra;
• Número do Pedido;
• Centro de Custo da Ordem de Compra;
• Marcação se foi realizada a aprovação da Ordem de Compra;
• Marcação se foi realizada a contabilização da Ordem de Compra;
• Marcação se foi anexada um arquivo associado a Ordem de Compra;
• Local de faturamento da Ordem de Compra;
• Vinculo da ordem de compra ao contrato de fornecimento.

2- Botões secundários da manutenção da Ordem de Compra:

• APROVAR:
  • Aprovação da Ordem de Compra;
  • Desaprovação da Ordem de Compra;
  • Enviar a Ordem de Compra via E-mail;
  • Selecionar Ordens de Compras para aprovação;
  • Selecionar Ordem de Compra para desaprovação;
• AUTORIZAR:
  • Autorização da Ordem de Compra.
  • Desautorizar Ordem de Compra
• SITUAÇÃO:
  • Botão para mudar a situação da Ordem de Compra;
    • Reabrir uma Ordem de Compra confirmada ou anulada;
    • Anular uma Ordem de Compra aberta;
    • Confimar a ordem de compra;
    • Fechar a ordem de compra;
• PREVIÃO ENTREGA:
  • Realizar a programação da entrega;
• RATEIO:
  • Selecionar a ordem de compra para rateio;
  • Realizar o rateio da Ordem de Compra por item;
• SEGURANÇA: 
  • Botão que informa as datas que a Ordem de Compra foi modificada e a modificação;
• MOTIVO DE BLOQUEIO:
  • Apresenta o texto que o usuário incluio para bloquear a Ordem de Compra;
• ITENS DA ORDEM:
  • Apresenta a descrição, unidades, preços e quantidades dos itens da ordem de compra selecionada;
• LANÇAMENTOS:
  • Apresenta os dados das parcelas geradas para o financeiro em relação a Ordem de Compra selecionada;
• ANÁLISE DA COTAÇÂO:
  • Apresenta o mapa de cotação que a ordem de compra passou;
• MOTIVO DE FECHAMENTO:
  • Apresenta a descrição que o usuário incluiu para fechar a Ordem de Compra.
• DUPLICAR:
  • Cria uma nova ordem de compra a partir de uma selecioanda, com os mesmos dados.
• ANEXOS:
  • Ferramenta para anexar arquivos ao registro de Ordem de Compra;
• SOLICITAÇÃO:
  • Apresenta a requisição original referente a Ordem de Compra selecionada.

3- Forma de Ordenação da Janela de listagem das Ordens de Compra.

• Número da Ordem de Compra;
• Data da Ordem de Compra;
• Fornecedor da Ordem de Compra;
• Fornecedor e data da ordem;
• Centro de Custo da Ordem de Compra.

Inclusão de uma nova ordem de compra.

Para incluir uma nova ordem de compra você deve acessar o seguinte caminho: Movimentação | Ordem de Compra | Incluir:

Então a tela principal da rotina é apresentada:

Então a tela de inclusão será apresentada, vamos detalhar todos os campos necessários para incluir a Ordem:

A- Número da Ordem de Compra, esse número é gerado automaticamente pelo sistema;
B- Número da solicitação original da Ordem de Compra;
C- Número da cotação original da Ordem de Compra;
D- Número do cadastro do fornecedor, a empresa que vai entregar os itens;
E- Número da rotina do contrato de fornecimento, deve-se obedecer alguns parâmetros:

• Período da Ordem de Compra e do Contrato do Fornecimento;
• Centro de Custo Ordem de Compra e do Contrato de Fornecimento;
• Classe da Ordem de Compra e do Contrato de Fornecimento;
• Fornecedores da Ordem de Compra e do Contrato de Fornecimento.

F –  Cadastro do colaborador que solicitou os itens da compra;
G – Centro de Custo vinculado a compra ou a obra;
H – Controle da Ordem de Compra, vinculado a ao Projeto de Curva ABC;
I –   Cadastro do colaborador que autorizou a Ordem de Compra;
J-   Cadastro da empresa que será responsável pelo faturamento da Ordem de Compra;
K- Histórico ou detalhamento de texto, que facilite a caracteriazação da compra;
L- Código que indica qual documento fiscal será realizada a entrada;
M- Classe da Ordem de Compra;

• Material;
• Serviços;
• Material e Serviços;

N- Classificação de Urgência da Compra:

• Baixa; 
• Normal;
• Urgênte;

O- Número do pedido do fornecedor (controle próprio do usuário);
P- Descrição do contato referente ao fornecedor;
Q- Indicação do cadastro do comprador previsto para realizar a compra;
R- Fase do projeto ao qual está vinculado a Ordem de Compra na rotina de curva ABC;
S- Tipo de lançamento da parcela no financeiro;
T- Complemento da descrição da Ordem de Compra;
U- Data de envio da ordem de compra para o fornecedor;
V- Indicação da descrição de outros tipos de documento;

X- Data da entrega da Ordem de Compra prevista;

Y- Cadastro do local de entrega, que será impresso na ordem de compra.