Cotação de Compras.

1. Apresentação.

A fase seguinte da Requisição, logo depois que já temos os quantitativos e os itens autorizados para compra, vamos realizar a cotação desses itens, essa é uma fase delicada, e o Qualit, vai deixar mais simples e objetivo. Temos algumas inteligências no sistema tal como sugestão dos principais fornecedores que já realizaram cotações desses itens, histórico de preços de cada item, e o preço da última compra, envio da cotação via e-mail para preenchimento do fornecedor e muito mais. Você também pode realizar uma cotação sem requisição.

2.0. Apresentação da tela de Cotação:

Esses são os passos para realização da cotação no sistema da Qualit:

  • Inclusão dos dados da cotação.
  • Inclusão dos itens da cotação.
  • Inclusão dos fornecedores e captação do fornecedor.
  • Realizar a análise da cotação.
  • Realizar a autorização da cotação.

No sistema de compras, você deve acessar o seguinte caminho: Movimentação | Cotação:

Então a tela principal da rotina é apresentada:

A- Botão de manutenção dos registros:

1- Inclusão de uma nova Cotação.

2-Alteração da cotação selecionada.

3-Exclusão da cotação cancelada.

4-Consultar cotação selecionada.

5-Rotina de impressão das cotações.

6-Selecionar cotações.

7-Sincronização das cotações com o ambiente mobile.

B-Filtro de seleção das cotações:

1- Por situação.

2-Cotação do usuário logado.

C-Botões de manutenção secundários:

1-Autorização da cotação selecionada.

2-Apresentação da tela de análise da cotação selecionada.

3-Fechamento da cotação.

4-Enviar a cotação por e-mail.

5-Receber cotação enviada por e-mail.

6-Duplicar cotação selecionada.

7-Captação de preços.

8-Cancelamento da Cotação.

9-Segurança da cotação selecionada.

10-Históricos das solicitações de autorização da cotação.

D-Janela de com a listagem das cotações com as informações:

1-Código de registro de cada cotação.

2-Data da cotação.

3-Descrição da cotação.

4-Descrição do solicitante.

5-Situação da cotação.

6-Descrição do comprador previsto para realizar a cotação.

7-Código e descrição de centro de custos.

8-Solicitação da Autorização.

9-Classificação de urgência da cotação.

E-Ordenação da Janela com os seguintes critérios:

1-Código da cotação.

2-Data da cotação.

3-Centro de Custo.

4-Código da solicitação vinculada a cotação.

2.1. Incluindo uma nova cotação:

Para incluir uma nova cotação, você deve acessar o Gestão de Compras no seguinte caminho: Movimentação | Cotação | Incluir.

Então a tela principal da cotação é apresentada:

Então a tela de inclusão é apresentada, vamos detalhar cada campo com exemplo:

A- Número da nova cotação, será preenchida automaticamente.

B-Descrição da sua cotação.

C-Código e descrição do solicitante.

D-Código e Descrição do centro de custo da atual cotação.

E-Código e Descrição do local de entrega da atual cotação.

F-Código e Descrição do Comprador Previsto.

G-Data da cotação.

H-Código da Solicitação.

I-Classe da cotação: Serviço, Material ou Material e Serviço.

J-Tipo de Lançamento.

K-Classificação da cotação: Baixa, Normal ou Urgente.

L-Número de Controle da cotação da sua empresa.

Incluindo os dados acima, o sistema vai salvar o registro da cotação com sucesso.

2.2. Incluindo Itens na cotação:

Para incluir itens na cotação em situação aberta, você deve acessar: Movimentação | Cotação | Alterar | Adicionar:

Ao adicionar o sistema vai apresentar a seguinte tela:

Clicando na referência, o sistema vai abrir a tela geral de itens, você seleciona o item que você queria comprar, caso não exista na lista clique em novo, após selecionar o item inclua a quantidade e confirme.

2.3. Incluindo fornecedores na cotação:

Para inclusão dos fornecedores da cotação você deve realizar os seguintes passos: Movimentação | Cotação | Alterar | Fornecedores | Adicionar:

Siga as setas acima, verifique que ao lado direito o sistema apresenta uma listagem de fornecedores, repita o processo até que a quantidade de fornecedores seja suficiente.

2.4. Captação de Preços e detalhes da compra:

Para realizar essa etapa siga os seguinte passos no sistema de gestão de compras, Movimentação | Cotação | Alterar | Fornecedores | Preços:

Então o sistema vai abrir a seguinte tela, vamos detalhar:

A-Tipo de frete de cada fornecedor.

B-Valor do frete.

C-Se existe IPI ou não.

D-Valor do desconto.

E-Tipo da entrega.

F-Forma de pagamento.

G-Mensagem.

H-Anexos.

I-Valor do item.

Confirmando os dados acima, repita o processo para todos os itens, e todos os fornecedores.

2.5. Realizando a autorização da cotação:

A próxima fase para a realização da cotação, devemos autorizar as informações incluídas na cotação, você deve acessar: Movimentação | Cotação | Autorização.

Clicando em autorizar os itens da cotação atual o sistema vai apresentar a seguinte tela:

Nessa tela você vai selecionar os itens e a quantidade a ser autorizada de cada item.

2.6. Realizando a análise da cotação:

Logo depois que a cotação é autorizada você pode realizar a análise da cotação no seguinte caminho: Movimentação | Cotação | Análise.

Então a seguinte tela é apresentada:

Nessa tela você vai realizar a escolha de qual item vai ser comprado em qual fornecedor, verifique a legenda “1”, você pode selecionar na própria janela que o sistema vai mudar a cor, na seta “3”, dando dois cliques a ordem de compra é emitida.

2.7. Realizando o Fechamento da Cotação.

Caso você queria finalizar a cotação sem realizar a compra por algum motivo, você deve acessar: Movimentação | Cotação  | Fechamento:

Seguindo os passos acima o sistema vai confirmar o fechamento.

2.8. Realizando o envio da cotação por e-mail.

Para facilitar o preenchimento dos dados da cotação, é possível enviar a cotação por e-mail: Movimentação | Cotação | Enviar:

Observação: Para utilizar essa rotina a equipe de implantação deve configurar o sistema para tal, com os endereços de SMTP, login e senha.

Escolha a modalidade adequada, e o sistema vai abrir um e-mail para cada fornecedor cadastrado na cotação:

Formatando os dados acima o e-mail é enviado com sucesso.

2.9. Duplicando a cotação:

Caso você já tenha em seu sistema uma cotação com informações parecidas com a que você quer realizar, você pode criar uma cópia dela, acessando: Movimentação | Cotação | Duplicar:

Confirmando o sistema vai duplicar a cotação com sucesso.

3.0. Cancelando a Cotação:

Para cancelar o registro de cotação, você deve acessar: Movimentação | Cotação | Cancelar:

Confirmando os passos acima, o sistema vai solicitar um motivo e então o sistema vai cancelar com sucesso.

3.1. Segurança da Rotina:

Para verificar qual usuário realizou a inclusão ou movimentação de qualquer registro acesse: Movimentação | Cotação | Segurança: