Manual Operacional de Centro de Custos.
Apresentação e Conceito:
O conceito de centro de custo é fundamental para a gestão financeira de uma construtora, assim como para qualquer empresa. Trata-se de uma estratégia que divide a organização em diferentes setores ou unidades, permitindo o controle e a análise das despesas relacionadas a atividades específicas, projetos ou departamentos.
Importância da estrutura de centro de custos:
Um centro de custo é uma unidade dentro da empresa que agrega e monitora as despesas, possibilitando uma visão específica do desempenho financeiro de cada segmento. Para uma construtora, isso pode incluir áreas como administração, obras, vendas, e recursos humanos, entre outras. Essa divisão ajuda a identificar quais setores demandam mais recursos e a avaliar a eficiência de cada um, facilitando a elaboração de orçamentos e o controle de despesas. O Qualit lhe possibilita ter três níveis de separação dos códigos, e outros dois grandes grupos analítico e sintético, que vai lhe ajudar a lançar corretamente as movimentações.
Objetivos:
- Gestão Eficiente de Recursos: A divisão da empresa em centros de custo ou departamentos permite um controle mais rigoroso sobre a alocação de recursos, facilitando a identificação de áreas que refletem ajustes ou melhorias.
- Acompanhamento de Desempenho: Com a segmentação, é possível medir o desempenho de cada divisão, analisando indicadores de produtividade e eficiência. Isso ajuda a detectar falhas e implementar ações corretivas em tempo hábil.
- Previsibilidade e Planejamento: O controle de incidência das divisões contribui para uma melhor previsibilidade em relação a custos e prazos, permitindo que uma construtora se prepare para imprevistos e ajuste seus planos conforme necessário.
- Integração: Com a implantação da rotina de centro de custos você facilita a integração entre setores, essa rotina está contida em todos os módulos da Qualit:
- Gestão Financeira;
- Gestão de Compras;
- Gestão de Estoque;
- Gestão de Equipamentos;
- Gestão de Imóveis;
- Faturamento;
- Orçamento e Planejamento de Obras.
- Fiscal entre outros.
- Melhoria Contínua: Uma análise regular dos resultados de cada divisão facilita a identificação de oportunidades de melhoria, tanto em processos quanto em práticas de gestão, contribuindo para a evolução contínua da empresa
Apresentando a tela de centro de custo:
Agora vamos apresentar a tela principal de centro de custos e detalhar todos os campos, o endereço para acessar a rotina é: Cadastramento | Centro de Custo:
Então o sistema vai abrir a tela da rotina:
- Botões de manutenção do centro de custo:
- Inclusão de um novo centro de custo;
- Alterar um centro de um custo selecionado;
- Exclusão de um centro de um custo inativo;
- Conultar um centro de um custo selecionado;
- Função de impressão do centro de custo;
- Fechar a tela de centro de custo;
- Botões de manutenção secundária do centro de custo:
- Geração automática do centro de custo – Permite a criação de vários centro de custos de uma única vez, mediante a uma configuração prévia;
- Segurança – Permite o usuário consultar as movimentações que ocorreram a um centro de custo selecionado;
- Opção de filtros e ordenação dos centro de custo;
- Ordem – Possibilita ordenar o centro de custo por código e descrição;
- Descrição – Possibilita filtrar os centro de custo pela descrição;
- Situação – Filtra os registros pelo status de ativo ou desativo.
Incluindo um novo Centro de Custo:
Para inclusão de um novo centro de custo acesse a rotina: Cadastramento | Centro de Custo:
Na tela de centro de custo, vamos clicar em <Incluir>: 
Em seguida o sistema vai abrir a seguinte tela:
a. Agrupamento: é o primeiro nível de centro de custo, podendo ter até dois caracteres;
b. Sub-Agrupamento: é o segundo nível para formar o código de centro de custo, podendo conter até três caracteres;
c. Centro de Custo: é o terceiro nível para formar o código de centro de custo, podendo conter até quatro caracteres;
d. Descrição: é o texto informando ao qual o centro de custo se refere, use para facilitar a identificação e apresentação nas movimentações;
e. Resumo: é a descrição resumida do centro de custo, esse é o texto que é apresentado nos principais relatórios;
f. Cadastro: é o código do cadastro que o usuário pode vincular ao centro de custo;
g. Empresa: é o código de empresa de cadastro que o usuário pode vincular ao centro de custo;
h. Parâmetro que permte o sistema de compras utilizar essa empresa na fatura da ordem de compra;
i. Classificação: tabela auxiliar que sua empresa pode criar e vincular aos demais centro de custos;
j. Nível: uma classificação adicional do centro de custo, podendo ser sintético e analítico;
- As contas analíticas são aquelas que representam os elementos no maior grau de detalhamento, aonde o sistema permite que seja realizando as movimentações;
- As contas sintéticas são aquelas que representam os elementos de menor grau de detalhamento, onde precisa de mais informações para definir o centro de custo, o sistema não permite que seja realizado movimentações.
k.Tipo: classificação do centro de custo, podendo ser apenas de receita, apenas de despesas ou de ambos;
k. Situação: indicação se o centro de custo está ativo ou desativo;
m. Local de Entrega: código de cadastro do local de entrega que o usuário pode vincular ao centro de custo, será refletido nos sistema de compras e estoque;
n. Data do habite-se: Data que é emitido após a conclusão da obra e a aprovação da vistoria feita pelo órgão responsável. A certidão comprova que a construção está em conformidade com as normas de segurança, higiene e meio ambiente, além de atender aos requisitos legais para a ocupação do imóvel;
o. Trocar moeda após habite-se: Função ao qual o usuário indica que haverá uma troca de moeda quando o empreendimento receber;
p. Carência Juros/Multa: Configura o número de dias de carência para o cálculo de juros e multa;
q. Parâmetro: Separar na geração do boleto o valor da correção e o valor principal do título;
r. Parâmetro: Indicar para o sistema de compras, que caso esteja configurado a aplicação de serviços no sistema de compra, obrigar o usuário realizar a operação para esse centro de custo;
s. Parâmetro: Indicar para o sistema de compras para o usuário realizar a Inspeção de materiais/serviços, na entrada da nota fiscal.
Ao informar as informações clicar no botão de <Salvar>, e o processo estará concluído.
Incluindo um agrupamento de centro de custo:
Para acessar a rotina o usuário deve acessar em qualquer sistema o seguinte menu: Cadastramento | Centro de Custos:
O sistema vai abrir a seguinte tela, clicar em <Incluir>:
Em seguida, o sistema apresentará a seguinte tela:
a. Adicionar um código com até dois caracteres para o agruapamento de centro de custo;
b. Adicionar a descrição, o texto para identificar o agruapamento de centro de custo;
c. Adicionar uma descrição resumida para identificar o registro, esse texto será apresentado nos relatórios para apresentar o agruapamento de centro de custo;
d. Determinar o nível sintético ou analítico;
e. Declarar a classificação entre agrupamento de receita, despesa ou ambos;
f. Informar que o agrupamento está ativo;
Logo depois clicar em <Salva>, para o sistema gravar o registro.
Para mais detalhes dos demais campo, ir para a seção deste manual “Incluindo um novo centro de custo”, para uma melhor caracterização do centro de custo de sua empresa procurar nossa equipe de implantação.
Incluindo um sub-agrupamento de centro de custo:
Para acessar a rotina o usuário deve acessar em qualquer sistema o seguinte menu: Cadastramento | Centro de Custos:
O sistema vai abrir a rotina de centro de custo, clique em <Incluir>:
Em seguida o sistema vai apresentar a seguinte tela:
a. Adicionar um código com até dois caracteres para selecionar o agrupamento que o novo registro fará parte;
b. Adicionar um código com até três caracteres para o subagruapamento de centro de custo;
c. Adicionar a descrição, o texto para identificar o subagruapamento de centro de custo;
d. Adicionar uma descrição resumida para identificar o registro, esse texto será apresentado nos relatórios para apresentar o subagruapamento de centro de custo;
e. Determinar o nível sintético ou analítico;
f. Declarar a classificação entre subagrupamento de receita, despesa ou ambos;
g. Informar que o subagrupamento está ativo;
Logo depois clicar em <Salva>, para o sistema gravar o registro.
Para mais detalhes dos demais campo, ir para a seção deste manual “Incluindo um novo centro de custo”, para uma melhor caracterização do centro de custo de sua empresa procurar nossa equipe de implantação.
Gerando centro de custo automaticamente:
Para acessar a rotina o usuário deve acessar em qualquer sistema o seguinte menu: Cadastramento | Centro de Custos | Gerar automático:
Em seguida:
Em seguida a tela de Geração Automática será apresentada:
a. Indicação do agrupamento de centro de custo que serão gerados os registros;
b. Indicação dos subagrupamentos de centro de custo que serão gerados os registros;
c. Indicação da descrição do subagrupamento de centro de custo que serão gerados;
d. Númeração inicial de centro de custo que serão gerados;
e. Quantidade total de de centro de custo que serão gerados;
f. Indicação da descrição dos centros de custos que serão gerados;
g. Quandidade total de pavimentos;
h. Número inicial do pavimento;
i. Números de dígitos de centro de custos;
Depois de informar os dados acima, clicar em <Gerar>, e o procedimento será concluido.
Importância da estruturação do centro de custos nos relatórios:
A fase de implantação a equipe da Qualit Construção, realiza um levantamento completo das necessidades. A implantação de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) na construção civil envolve várias etapas críticas que garantem a eficácia e a adequação do sistema às necessidades específicas do setor.
Um ERP modular permite que diferentes departamentos da construtora, como financeiro, compras, estoque e recursos humanos, operem de forma integrada. Isso significa que as informações são centralizadas e acessíveis, facilitando a comunicação e a colaboração entre equipes.
Segue um exemplo da união da estruturação de centro de custos, analisando uma curva de inadimplência:
Esse é o nosso painel do (BI) Business Intelligence na construção civil refere-se ao uso de tecnologias e processos para analisar, e transformar dados em informações úteis que apoiam a tomada de decisões estratégicas nas empresas do setor.
Nesse caso acima, temos uma apresentação dinâmica do Empreendimento (Agrupamento de Centro de Custos), classificado por tempo de inadimplência e valores.
Segue o link para você conhecer nossa solução BI:
Integrando os seus centros de custos com o sistema do seu contador:
A nossa solução permite uma integração com o sistema da sua contabilidade via arquivo eletrônico, gerando um ambiente mais seguro, eficaz e com muito mais celeridade, pois, evita o retrabalho do seu contador lançar todo o movimento de recebíbeis, pagamentos e movimento bancário.
Segue o link do manual da contabilidade https://qualit.com.br/base_de_conhecimento/geracao-do-arquivo/
Segue os dados para realizar uma demosntração para sua empresa contratar esse serviço:
Telefone: 4007-2498
Email: contato@qualit.com.br
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