1. Apresentação e Conceito:

O nosso controle de contas a pagar garante a você informações para uma melhor tomada de decisão, sobre todos os compromissos de sua empresa, que represente qualquer tipo de desembolso de Recursos.

Os títulos de contas a pagar, são compromissos assumidos ou já quitados pela empresa, que é representada por compras de insumos, de equipamentos, pagamento de salários, contas de concessionárias, entre outros. Esse controle deve ser rotina de qualquer empresa.

 

1.1.Objetivos:

Toda nossa plataforma de solução para os pagamentos tem como objetivo:

• Visualização e busca dos títulos a pagar.
• Lançamentos de contas a pagar.
• Manutenção desses títulos.
• Apropriação desses custos.
• Controle dos impostos referente a Notas Fiscais.
• Baixa dos títulos.
• Filtros por situação, como por exemplo vencidos, baixados entre outros.
• Conferir, aprovar e Autorizar pagamentos.
• Identificar facilmente as obrigações a apagar
• Não permitir a perda de prazo, implicando no pagamento de multa e juros.
• Fornecer informações para o fluxo de caixa.
• Fornecer informações para a conciliação bancária.

2. Apresentação da Rotina de Contas a Pagar:

Essa rotina se encontra particularmente no módulo de Gestão Financeira, no seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos.

Observe que o sistema já apresenta o filtro de contas a pagar pelo agrupamento de centro de custo:

2.1.Incluindo um novo título de contas a pagar:

Clicando no botão incluir como indicado pela seta 1 na acima, o sistema vai apresentar a tela de inclusão, vamos detalhar um pouco mais:

Os campos obrigatórios para a inclusão do título são:

• Fornecedor.
• Data de Referência.
• Data de Vencimento.
• Tipo de Documento.
• Valor.

Podendo ser parametrizado para deixar obrigatório outros como centro de custo, item de desembolso e etc.

Incluindo as informações acima e clicando em salvar, o sistema vai cadastrar o título.

                  2.1.1. Adicionando informações complementares no título:

Assim que o título for salvo, o sistema vai abrir a tela de complementares para você informar alguns campos, vamos verificar quais são:

Observação: Clicando no Botão “Consultar Ordem” o sistema vai apresentar diretamente do controle de compras a ordem de compra vinculada a esse título em questão:

Observação: Clicando no botão “Consultar Nota”, o sistema vai apresentar diretamente do sistema de controle de compras o cadastro da Nota Fiscal.

                  2.2. Baixando um Contas a Pagar:

Para você liquidar um título de contas a pagar, você deve acessar o módulo financeiro no seguinte caminho: Movimentação | Contas a pagar | Todos:

Selecionando um título da sua janela em situação aberta, verifique a legenda em cores no canto inferior direito, clicando em baixar como a seta está indicando:

Em seguida o sistema vai abrir a rotina de baixa, vamos detalhar os campos dessa tela:

                  2.3. Reativando uma conta a pagar:

Caso o título esteja cancelado ou baixado, essa rotina devolve a situação original, ou seja, o título fica na situação em aberto, isso ocorre, quando existe algum erro no lançamento ou na baixa do título, ou queria reverter o cancelamento do título.
Acesso da Rotina: No módulo gestão financeira, você vai então em Movimentação | Contas a pagar |Todos|Selecionar o título | Reativar:

Por fim, o sistema solicita uma confirmação como é visto abaixo, e o título é reativado podendo assim ser alterado:

                  2.4 Cancelando uma conta a pagar:

Para cancelar um título de contas a pagar, a situação do título deve estar em aberto, cancelando o título, o sistema pode também permitir uma exclusão, para acessar essa rotina você deve entrar na Gestão Financeira, no seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos | Cancelar:

O sistema vai solicitar uma confirmação de cancelamento como é apresentado abaixo, confirmando o sistema vai cancelar o título:

2.5 Excluindo uma conta a pagar:

Para excluir um título de contas a pagar, a situação do título deve estar cancelada para permitir uma exclusão, para acessar essa rotina você deve entrar na Gestão Financeira, no seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos | Excluir:

O sistema solicita uma confirmação, e o título é excluído sem possibilidade de retorno para o banco de dados, porém fica a informação de ocorrência da exclusão e do número e alguns dados do títulos na nossa rotina de segurança em “Ocorrências do Sistema”.

2.6. Segurança do contas a pagar:

Essa rotina é muito comum na maioria das operações do ERP Qualit, aonde ficam gravados informações de usuário e data de diversas operações que foram realizado em determinado registro do sistema, nesse caso em títulos do contas a pagar:

Para acessar essa rotina você deve acessar o módulo de Gestão Financeira no seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos | Selecionar o título que você queria consultar | Segurança:

2.7. Informações de valores do contas a pagar:

O sistema automaticamente já calcula todos os valores para a liquidação do título na rotina de baixa, porém caso o usuário queria verificar sem utilizar a rotina de baixa, ou atualizar o título para uma determinada data, ele pode acessar essa rotina, que fica no sistema de Gestão Financeira, no seguinte caminho: Movimentação | Contas a pagar | Todos | Selecione o título que você queria consultar | Valores:

O sistema vai apresentar a seguinte tela: Observe que a primeira coluna o sistema fixa o padrão do título como moeda, vencimento. Na segunda coluna são os dados da atualização:

2.8. Apropriação:

Como o próprio nome já informa as apropriações das contas a pagar, serve para gerar um maior detalhamento do custo referente ao título, deixando assim mais assertivo os relatórios e o resultado de sua empresa.
Não há necessidade de apropriar quando os custos são diretos.

Objetivos da apropriação:
Com o sistema de Qualit lhe possibilita mapear e controlar os seguintes itens:

• Detalhar o custo em um ou mais centro de custos.
• Detalhar o custo em um ou mais itens de desembolso.
• Emitir relatórios do custo apropriado.
• Possibilidade de emitir o fechamento de caixa apropriado
• Gerar informações para o fluxo de Caixa.

Vamos ver um exemplo, explicando como realizar a operação:

Para apropriar um título de contas a pagar, você deve acessar no módulo Gestão Financeira, o seguinte caminho: Movimentação | Contas a Pagar | Todos | Selecionar o título a ser apropriado | Apropriação:

Inicialmente devemos ajustar o atual registro, o Sistema Qualit, automaticamente já relaciona 100% da apropriação para o item de desembolso e centro de custo de face do título:

Nesse caso temos um título no valor total de 3.333,33, que está destinado ao centro de custo Fernando Pessoa, e a classificação financeira Salários, vamos excluir esse registro para realizar uma apropriação detalhada, clicando no botão excluir:

Com a apropriação excluída como podemos ver acima, vamos incluir uma nova, observe que ela fica com a sugestão da face do título, nesse caso vamos deixar 50% para salários e 50% para 13º Salário:

Observe que temos que incluir duas vezes:

Na verdade você pode apropriar quantas vezes for necessário.

2.9. Substituição de títulos:

Essa rotina tem por finalidade cancelar o titulo original e gerar outros títulos a partir do original, o título original tem que está em situação em aberto.
Acesso da Rotina: No módulo gestão financeira, você vai então em Movimentação | Contas a pagar | Todos |Selecionar o titulo que será substituído | Substituição:

Ai o sistema vai abrir a rotina de substituição:

1. Data que será realizado a substituição.
2. Valor a pagar: Total do título selecionado.
3. Diferença do título original com os valores de títulos substituídos.
4. Janela de apresentação dos títulos que serão gerados.
5. Novo título.
6. Remover título da janela.

Clicando em novo título o sistema vai apresentar a seguinte tela:

1. Tipo do documento do titulo a ser gerado.
2. Novo número do documento.
3. Gerar titulo baixado.
4. Valor desse registro.
5. Retenções do novo registro.
6. Fornecedor.

Confirmando os dados, o sistema vai criar o registro para deduzir do título original:

Repita o processo até que a diferença esteja nula, e confirme no botão “Ok”, confirmando o título original vai ser cancelado, e criado os títulos que estão sendo apresentados na substituição.