Cobrança (Registro de Ligação).
1.0. Apresentação: A Qualit visando a facilidade de você possuir sistemas integrados, desenvolveu uma ferramenta para lhe ajudar a realizar a cobrança de seus clientes, a partir do momento em que o cliente entra na lista de devedores, o sistema vai entrar em ação com sua tecnologia, aplicando ao título para uma régua de cobrança definida a partir de sua política de cobrança e seu tempo de carência. Seus funcionários que participam dessa delicada operação da empresa, vão encontrar no Qualit Gestão de Cobrança uma ótima ferramenta para operar a sua inadimplência com ainda mais profissionalismo e padronização, veja alguns benefícios de se utilizar o nosso sistema: Redução do tempo de cobrança. Profissionalismo, a partir do momento em que o cliente percebe que você aplica uma política de cobrança eficaz, ele vai ficar menos propício a entrar novamente na inadimplência. Registro de todas as ações, inclusive com informações de históricos de ações já realizadas. Diversos relatórios, inclusive da posição do que foi realizado no mês, e o que está pendente para o próximo mês. Total integração com o financeiro. Diversas cartas geradas a partir do nosso sistema. Aplicação de Scripts para todos os colaboradores. 2.0. Apresentação da tela de Cobrança: Para acessar essa rotina que é uma das principais de nosso sistema, você deve acessar: Movimentação | Cobrança: Em seguida o sistema vai apresentar a tela principal: A- Nesses campos, você pode filtrar diversos tipos de informação, para melhor achar a cobrança que queria trabalhar, cada registro de cobrança, os filtros são: – Filtro por cliente. – Filtro por responsável pelo registro de cobrança. – Filtro por agrupamento do contrato. – Filtro por posição de cobrança, (Itens da Régua) – Filtro por Situação da cobrança (Aberta, Negociada, Suspensa e Fechada). – Filtro por status da cobrança (Acionado, não acionado e sendo acionado). – Ligações do dia. – Situação das ações: Pendentes ou Finalizadas. B- Janela com a listagem de cobrança: – Sequencial da cobrança. – Data que a cobrança foi inclusa no sistema. – Cliente. – Agrupamento. – Operador. – Data da ultima ligação. – Data da próxima ligação. – Posição na cobrança. – Situação da Ação. C- Filtro por “minhas cobranças” o sistema aplica um filtro de todas as cobranças que o usuário logado está trabalhando. D- Botões secundários de manutenção: – Registrar uma nova ligação. – Transferência da cobrança para outro operador. – Suspender Cobrança. – Sincronizar cobrança com o financeiro. – Enviar histórico da cobrança por e-mail. 2.1. Registrando uma ligação: Para registrar uma ligação você deve acessar o seguinte menu: Movimentação | Cobrança | Registrar ligação | Iniciar ligação: Em seguida: Logo depois, inicie a ligação: Vamos detalhar melhor essa janela para você: A- Informações do cliente, Nome e Telefones, para facilitar a ligação. B- Campo para o usuário registrar tudo que foi abordado na ligação. C- Botões auxiliares: – Iniciar ligação. – Encerrar ligação. – Consultar o cadastro do cliente. – Fechar a Janela. D- Script de ligação, no momento em que implantamos o sistema criamos esse padrão para ser seguido por todos da empresa. E- Status da ligação: Atendida, Não atendida, Ocupada, Linha Muda. F- Campo para o usuário indicar o dia e horário da próxima ligação com esse cliente. G- Relação de títulos que está em cobrança. Caso marque o “Mostrar Faixas” o sistema separa os títulos pela régua de cobrança, com as seguintes informações: – Sequencial do título no financeiro. – Número e total de parcelas. – Tipo de Parcel. – Data de vencimento. – Data de previsão de baixa. – Dias de atraso da parcela. – Valor principal. – Juros de contrato. – Valor de correção. – Valor de multa. – Valor de mora. – Valor atualizado. – Valor atualizado para a previsão de baixa. Observação: Realize toda a negociação com o cliente, e deixe tudo registrado, para finalizar a ligação clique em <Encerrar ligação> 2.1.1. Atualizando os títulos no registro de ligação: É frequente o cliente solicitar o valor atualizado de sua divida, para hoje ou para uma determinada data, para agilizar esse dado, você pode consultar diretamente na tela de ligação, o sistema sempre vai atualizar para data atual, porém você pode mudar essa data: 2.1.2. Consultando histórico de cobrança: Também é muito comum você precisar saber de todo o histórico que foi gerado para o registro de cobrança, para isso acesse a aba <Histórico de Cobrança> Em seguida o sistema vai abrir o histórico: Exemplo: 10/04/2019 19:27:09 – QUALIT INFORMÁTICA 01 – Registro de Ligação – Atendida Detalhe da Ligação: CLIENTE SOLICITOU LIGAÇÃO PARA O PERÍODO DA TARDE Títulos relacionados a ligação: 00000025 ,00000027 ,00000028 ,00000029 ,00000030 ,00000031 ,00000032 ,00000432 ,00000033 ,00000236 ,00000430 ,00000431 ———————————————————————————————————————— 11/04/2019 19:07:24 – QUALIT INFORMÁTICA 002 – CARTA COBRANÇA Solicitante: QUALIT INFORMÁTICA Responsável: QTAC – QUALIT INFORMÁTICA Prazo: 16/04/2019 Cliente: 000001 – ALEXANDRE CARLOS Título(s): Nosso Número Tipo Parcela Nº Parcela Dt.Vencimento Valor 00000025 RE – REAL 001/060 30/07/2018 1500,00 00000027 RE – REAL 003/060 30/09/2018 1553,03 00000028 RE – REAL 004/060 30/10/2018 1568,25 00000029 RE – REAL 005/060 30/11/2018 2624,59 00000030 RE – REAL 006/060 30/12/2018 2624,59 00000031 RE – REAL 007/060 30/01/2019 2624,59 00000032 RE – REAL 008/060 28/02/2019 2624,59 00000033 RE – REAL 009/060 30/03/2019 2624,59 00000236 RC – RESÍDUO DE CONTRATO 001/001 17/10/2018 31,67 00000430 RE – REAL 001/030 08/02/2019 1000,00 00000431 RE – REAL 002/030 08/03/2019 1010,00 2.1.3. Prorrogar Títulos: Realizada a negociação com o cliente, uma das saídas é a prorrogação dos recebimentos, para realizar esse procedimento, durante o registro de ligação acesse o botão <Prorrogar Títulos> Clique em <Prorrogar Títulos> Selecione os títulos que serão prorrogados. Inclua a data de prorrogação, e confirme em <Efetuar Prorrogação> 2.1.4. Consultando a prorrogação do título: Para consultar a prorrogação realizada no registro de ligação, você deve acessar o botão < Histórico de Prorrogação > 2.1.5. Solicitando boleto. Para solicitar o boleto de uma negociação realizada dentro do registro de ligação, siga os passos: Logo depois de escolher os títulos, clique em solicitar boleto, e o sistema vai abrir
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