Escopo Gestão de Compras.

Sistema: Gestão de Compras.

O módulo Gestão de Compras permite um gerenciamento completo e seguro das compras de produtos e serviços de sua empresa, através do qual circulam grande parte dos recursos financeiros. Com a ferramenta é possível controlar os contratos com subempreiteiros e gerenciar o processo de compra do início ao fim, da cotação de preços à geração do pagamento, permitindo também que o controle seja realizado em sub-processos por empreendimento, atendendo a necessidade de cada obra.

– Requisição automática através do planejamento da obra;
– Requisição de Compra na obra via Web/Mobile;
– Cotação de preço e análise;
– Ordem de compra com meta por centro de custo baseado no planejamento da obra;
– Geração das previsões de pagamentos no financeiro;
– Controle de contrato de fornecimentos e subempreiteiros;
– Controle da entrega dos itens;
– Aprovação por níveis de acesso e de acordo com as previsões do contrato do órgão ou do orçamento;
– Gerenciamento de Contratos e Órgãos Públicos;
– Controle de ordens de compras e notas de entradas;
– Controle de Contratos com Fornecedores;
– Possibilidade de Aplicar as movimentações de compras ao serviço da Planilha Orçamentária;
– Controle de curva ABC;
– Mapa e Controle de Licitações;
– Múltiplas moedas e índices, realizando conversão e atualização monetária automática;
– Relatórios Gerenciais por obra, material, período, valor ou qualquer outro campo.

Manual da Rotina: https://qualit.com.br/manuais/section/controle-de-compras/

Escopo do produto

Módulo do Qualit ERP: Controle de Compras
Submódulo: Solicitações de Materiais
Analista Responsável: Carlos Teti Visto:
Última Atualização: 05/10/2020
Coordenador: Edgard Spencer Visto:

Descrição do submódulo:

O submódulo de Solicitações de Compras do Qualit ERP administra as solicitações de materiais dos escritórios e das obras oferecendo uma completa base de informações para o gerenciamento delas. Com parâmetros simples e aliados à forte integração de relatórios, facilita o dia-a-dia do usuário, possibilitando um controle mais eficaz de todas as solicitações cadastradas.

Processos informatizados no submódulo:

  • Autorização de itens da solicitação atual ou de diversas solicitações cadastradas;
  • Aprovação das requisições;
  • Aplicação de serviços;
  • Geração da solicitação para a cotação;
  • Geração da solicitação diretamente para a ordem de compra;
  • Cancelamento de itens da solicitação;
  • Fechamento forçado da solicitação;
  • Consulta de itens da solicitação;
  • Visualizar a cotação gerada a partir da solicitação
  • Visualizar a ordem compra gerada a partir da solicitação;
  • Enviar solicitações;
  • Receber solicitações;
  • Consultar segurança da solicitação e materiais dela;
  • Duplicação de solicitações;
  • Conta ainda com submódulo auxiliar para a extração de informações, permitindo selecionar solicitações e itens das solicitações por seus diversos campos, com opções de impressão de listagens de acordo com a seleção feita pelo usuário.

Principais características:

  • Permite informar qual o tipo de consumo da solicitação que deve ser Imediato ou Estoque;
  • Permite informar qual a classe da solicitação que deve ser Material, Serviço ou Material e Serviço;
  • Permite informar uma breve descrição da solicitação assim como também uma descrição mais completa da mesma a título de observação;
  • Permite informar o solicitante, comprador previsto, centro de custos e o almoxarifado de destino dos materiais;
  • Permite configurar completamente o modelo de impressão das solicitações;
  • Controle de segurança em nível de usuário;
  • Controle de segurança por centro de custos;
  • Destaque usando cores para diferenciar as situações das solicitações;
  • Permite anexar qualquer tipo de arquivo a requisição;
  • Permite consultar o estoque em caso de integração com o módulo, possibilitando o atendimento completo ou parcial da requisição pelo estoque;
  • Destaque usando cores para diferenciar as situações dos itens das solicitações.

Integração:

Envia para

  • Submódulo de Cotações: Gera cotação dos itens autorizados.
  • Submódulo de Ordem de Compra: Gera ordem de compra dos itens autorizados.

Recebe de:

  • O submódulo conta com o envio/recebimento de cotações de instalações distintas do módulo (escritório/obra, obra/escritório, matriz/filial, filial/matriz, etc.).
  • Do módulo de Requisição Mobile.
  • Recebe informações do submódulo de Planejamento de Controle, as requisições programadas a partir dos serviços da planilha.

Observação

  • O submódulo conta com o envio/recebimento de solicitações de instalações distintas do módulo (escritório/obra, obra/escritório, matriz/filial, filial/matriz, etc.).

Relatórios padrões:

  • Impressão das solicitações através de modelo fornecido que pode ser personalizado pelo próprio usuário;
  • Listagem das solicitações do submódulo auxiliar de informações por solicitação, com opção de quebra de página por almoxarifado;
  • Listagem dos itens das solicitações do submódulo auxiliar de informações por itens das solicitações, com opção ordenação por Número da Solicitação, Data, Agrupamento de Centro de Custos e Data, Centro de Custos e Solicitante, e ainda com opção de mostrar as informações totalizadas.

Escopo do produto

Módulo do Qualit ERP: Controle de Compras
Submódulo: Cotação de Preços
Analista Responsável: Carlos Teti Visto:
Última Atualização: 05/10/2020
Coordenador: Edgard Spencer Visto:

Descrição do submódulo:

O submódulo de Cotação de Preços do Qualit ERP administra as cotações de materiais dos escritórios e das obras oferecendo uma completa base de informações para o gerenciamento delas. Com parâmetros simples e aliados à forte integração de relatórios, facilita o dia-a-dia do usuário, possibilitando um controle mais eficaz de todas as cotações cadastradas.

Processos informatizados no submódulo:

  • Autorização de itens da cotação atual ou de diversas cotações cadastradas;
  • Análise da cotação;
  • Geração da ordem de compra a partir da cotação;
  • Fechamento forçado da cotação;
  • Visualizar todas as ordens de compras de um determinado item da cotação;
  • Visualizar os últimos preços dos itens da cotação;
  • Apresenta ao usuário uma sugestão de fornecedores por grupo, sub grupo ou item;
  • Permite realizar a aplicação dos serviços;
  • Enviar cotações;
  • Receber cotações;
  • Duplicação de cotações;
  • Conta ainda com submódulo auxiliar para a extração de informações, permitindo selecionar cotações e itens das cotações por seus diversos campos, com opções de impressão de listagens de acordo com a seleção feita pelo usuário.

Principais características:

  • Permite informar qual a classe da solicitação que deve ser Material, Serviço ou Material e Serviço;
  • Permite informar uma breve descrição da solicitação assim como também uma descrição mais completa da mesma a título de observação;
  • Permite informar o solicitante, comprador previsto, centro de custos e o almoxarifado de destino dos materiais;
  • Permite configurar o modelo de impressão do mapa de cotação;
  • Permite configurar o modelo de impressão da ficha por fornecedor e ficha genérica;
  • Controle de segurança em nível de usuário;
  • Controle de segurança por centro de custos;
  • Destaque usando cores para diferenciar as situações das solicitações;
  • Destaque usando cores para diferenciar as situações dos itens das solicitações.
  • Permite realizar a análise da cotação para escolher a melhor opção de compra, podendo também mudar a indicação do preço/fornecedor e gerar a ordem de compra;
  • Possibilidade de anexar qualquer tipo de arquivo ao registro de Cotação;
  • Permite realizar a apropriação dos itens de compra a classificação financeira;
  • Permite consultar os últimos preços de compra e os preços de cotação;
  • Assistente para captação de preços de várias cotações;

Integração:

Envia para

  • Submódulo de Ordem de Compra: Gera ordem de compra dos itens cotados através de análise da cotação.

Recebe de:

Relatórios padrões:

  • Impressão do mapa de cotação através de modelo fornecido que pode ser personalizado pelo próprio usuário;
  • Impressão da ficha por fornecedor para cotação de preços;
  • Listagem das cotações do submódulo auxiliar de informações por solicitação, com opção de quebra de página por solicitante;
  • Listagem dos itens das cotações do submódulo auxiliar de informações por itens das cotações, com opção ordenação por Número da Cotação, Data e Solicitante, e ainda com opção de mostrar as informações totalizadas.

Escopo do produto

Módulo do Qualit ERP: Controle de Compras
Submódulo: Ordem de Compra
Analista Responsável: Carlos Teti Visto:
Última Atualização: 05/10/2020
Coordenador: Edgard Spencer Visto:

Descrição do submódulo:

O submódulo de Ordem de Compra do Qualit ERP administra as ordens de compras de materiais dos escritórios e das obras oferecendo uma completa base de informações para o gerenciamento delas. Com parâmetros simples e completos, aliados à forte integração de relatórios, facilita o dia-a-dia do usuário, possibilitando um controle mais eficaz de todas as ordens de compras cadastradas.

Processos informatizados no submódulo:

  • Autorização da ordem de compra;
  • Aprovação da ordem de compra;
  • Geração da ordem de compra para o módulo Financeiro;
  • Possibilidade  de geração do frete para o módulo Financeiro;
  • Anular, confirmar, fechar e reabrir ordem de compra;
  • Visualizar todas as ordens de compras de um determinado item da ordem de compra;
  • Visualizar os últimos consumos do item da ordem de compra no período de 12 meses;
  • Ratear ordem de compra;
  • Conta ainda com submódulo auxiliar para a extração de informações, permitindo selecionar ordens de compras e itens das ordens de compras por seus diversos campos, com opções de impressão de listagens de acordo com a seleção feita pelo usuário.

Principais características:

  • Permite informar qual a classe da ordem de compra que deve ser Material, Serviço ou Material e Serviço;
  • Permite informar um contrato de fornecimento;
  • Permite informar o fornecedor e qual o número do pedido;
  • Permite informar o solicitante e centro de custos;
  • Permite informar a pessoa quem autorizou a ordem de compra;
  • Permite informar dados da entrega tais como a data e local de entrega;
  • Permite informar o tipo de frete, valor do frete, descrição do frete, transportador e se o valor do frete deverá ser lançado no módulo Financeiro somado às parcelas da ordem de compra ou em separado;
  • Permite aplicar descontos e acréscimos por item e na face da ordem de compra;
  • Permite informar se a ordem de compra computa ou não IPI;
  • Permite configurar o modelo de impressão da ordem de compra;
  • Permite configurar a saída de impressão para um documento do MS Word;
  • Controle de segurança em nível de usuário;
  • Controle de segurança por centro de custos;
  • Destaque usando cores para diferenciar as situações das ordens de compras;
  • Destaque usando cores para diferenciar as situações dos itens das ordens de compras.
  • Confirmação da ordem de compra;
  • Fechamento da ordem de compra;
  • Permite anular a ordem de compra;
  • Permite avaliar o fornecedor em caso de integração com o módulo de Qualidade;
  • Permite anexar qualquer tipo de arquivo na ordem de compra;
  • Permite aplicação de serviços dos itens da ordem de compra;
  • Permite consultar as parcelas no financeiro para identificar se já foi pago;
  • Permite definir a forma de parcelamento da ordem de compra;
  • Permite definir previsões de entrega na ordem de compra;
  • Permite inclusão de itens por fabricante.

Integração:

Envia para

  • Submódulo de Contas a Pagar do módulo Financeiro: gera lançamentos de contas a pagar através das parcelas definida na ordem de compra.
  • Submódulo de Entradas de Notas Fiscais: Disponibiliza as ordens de compra para entrada de notas.

Recebe de:

  • Submódulo Cotações: O usuário pode informar um código de cotação na inclusão da ordem de compra;

Relatórios padrões:

  • Impressão da ordem de compra através de modelo fornecido que pode ser personalizado pelo próprio usuário;
  • Listagem das ordens de compra do submódulo auxiliar de informações por ordem de compra, com as opções Listagem Ordem, Ordem/Recebimento e Acompanhamento de entregas;
  • Fluxo de Pedidos;
  • Fluxos Acumulados de Pedidos;
  • Listagem de Ordens Parcialmente Atendidas;
  • Listagem dos itens das ordens de compra do submódulo auxiliar de informações por itens das ordens de compras, com opções Ordem de Compra, Data, Agrupamento/Data, Centro de Custos, Fornecedor e Acompanhamento de Entregas.

Escopo do produto

Módulo do Qualit ERP: Controle de Compras
Submódulo: Controle de Entrega
Analista Responsável: Carlos Teti Visto:
Última Atualização: 05/10/2020
Coordenador: Edgard Spencer Visto:

Descrição do submódulo:

O submódulo de Controle de Entrega do Qualit ERP administra o recebimento das ordens de compras confirmadas do submódulo de ordem de compra.

Processos informatizados no submódulo:

  • Controle da entrega de materiais;
  • Permite lançar a entrada da nota de frete;
  • Atualizações das parcelas no financeiro;
  • Importação da NF-e;
  • Controle da situação da entrada.

Principais características:

  • Permite informar qual a classe da entrega que deve ser Material, Serviço ou Material e Serviço;
  • Permite informar o fornecedor, Almoxarifado, Centro de Custo e Contrato de Fornecimento;
  • Permite informar dados da nota fiscal;
  • Permite a geração de notas de remessas e notas de fechamento;
  • Destaque usando cores para diferenciar as situações das entregas;
  • Destaque usando cores para diferenciar as situações dos itens das entregas.
  • Permite realizar a apropriação dos itens com a classificação financeira;
  • Permite avaliação do fornecedor caso esteja integrado ao sistema de Gestão de Qualidade;
  • Permite lançar as retenções de impostos da nota fiscal;
  • Fechamento da entrega;
  • Permite anexar qualquer tipo de arquivo;
  • Permite consultar os lançamentos no finaceiro;
  • Permite anular a entrega;

Integração:

Envia para

  • Submódulo de Contas a Pagar do módulo Financeiro: Gera lançamentos de contas a pagar através das parcelas definida na ordem de compra quando parametrizado para geração no fechamento da entrega.

Recebe de:

  • Submódulo Ordem de Compra: O usuário pode informar um código de ordem de compra na inclusão da entrega ou solicitar itens de diversas ordens de compras;

Relatórios padrões:

  • Comparativo das previsões de entrega;
  • Notas fiscais de entrada;
  • Acompanhamento das notas fiscais;
  • Relação de pedidos;
  • Romaneio;
  • Controle de entrega totalizado por ordem de compra.
Submódulo: Contrato de Fornecimento
Analista Responsável: Carlos Teti Visto:
Última Atualização: 05/10/2020
Coordenador: Edgard Spencer Visto:

Descrição do submódulo:

O submódulo de contrato de fornecimento é uma ferramenta bastante utilizada em nosso fluxo de compras, com o Qualit esse controle fica fácil, objetivo e seguro, nele podemos controlar o fornecimento de produtos e ou serviços, para uma ou mais obras, os parâmetros de controle são as Classes: Material, Serviços e Material/Serviços, Fornecedores do contrato, Data de Vigência do contrato, Centro de Custos, Valores, Aditivos do contrato.

Processos informatizados no submódulo:

  • Controle dos contratos de fornecimento;
  • Controle dos aditivos do contrato.

Principais características:

  • Permite informar qual a classe, fornecedor, data de vigência, centro de custo, valores do contrato de fornecimento;
  • Permite aprovar o contrato;
  • Permite lançar itens do contrato;
  • Permite anexar qualquer tipo de arquivo ao contrato de fornecimento;
  • Permite consultar as ordens, entrada de notas, requisição e parcelas no financeiro;
  • Controle dos contratos por situação (Aberto, Em andamento, Cancelado e Finalizado).

Integração:

Envia para

  • Submódulo de Solicitação e Ordem de Compra: Gera registros de ordens de compra e requisição diretamente do contrato de fornecimento;

Recebe de:

Relatórios padrões:

  • Ficha do Contrato;
  • Extrato do Contrato;
  • Log do Contrato;
  • Relatório Sintético de Acompanhamento de Contrato.
Submódulo: Contrato de Serviços
Analista Responsável: Carlos Teti Visto:
Última Atualização: 05/10/2020
Coordenador: Edgard Spencer Visto:

Descrição do submódulo:

O submódulo de contrato de serviços é uma ótima ferramenta para você acompanhar o andamento e resultado dos seus contratos de serviço, essa rotina está integrada ao sistema financeiro, nela você vai poder cadastrar seu contratos de serviços com todas as informações necessárias como ART – Anotação de Responsabilidade Técnica, CND – Certidão Negativa de Débitos entre outros.

Processos informatizados no submódulo:

  • Controle dos contratos de serviços;
  • Controle dos aditivos do contrato.

Principais características:

  • Permite informar qual a classe, fornecedor, data de vigência, centro de custo, valores do contrato de serviços;
  • Permite vincular ao Projeto/Planilha, caso integrado com o sistema de Orçamento;
  • Permite consultar as ordens, entrada de notas, requisição e parcelas no financeiro;
  • Controle dos contratos por situação (Aberto, Em andamento, Cancelado, Suspenso e Concluído).

Integração:

Envia para

Recebe de:

Relatórios padrões:

  • Ficha do Contrato;
Submódulo: Curva ABC
Analista Responsável: Carlos Teti Visto:
Última Atualização: 05/10/2020
Coordenador: Edgard Spencer Visto:

Descrição do submódulo:

O submódulo de Curva ABC rotina especifica para controle desses itens de maior peso, ela pode ser integrada ao módulo de orçamento e acompanhamento de obras.

Processos informatizados no submódulo:

  • Criação de projetos de curva ABC.

Principais características:

  • Permite informar qual a Centro de custo, Projeto do orçamento, Valor do projeto da Curva, itens e fases da curva;
  • Permite controlar o valor dos itens com um percentual de acerto;
  • Permite lançar itens não vinculados ao projeto;
  • Permite controlar a situação do projeto (Aberto, Em Andamento, Fechado e Cancelado)

Integração:

Envia para

Recebe de:

  • Submódulo de Planejamento de Controle: Os itens das linhas do orçamento.

Relatórios padrões:

  • Listagem de Curva;
  • Comparativo Previsto e Realizado;
  • Valor total dos Itens da Curva ABC.
Submódulo: Mapa de Licitação
Analista Responsável: Carlos Teti Visto:
Última Atualização: 05/10/2020
Coordenador: Edgard Spencer Visto:

Descrição do submódulo:

O submódulo de Mapa de Licitação;

Processos informatizados no submódulo:

  • Criação de registros para customização do mapa de licitação para tomada de decisões.

Principais características:

  • Permite informar Solicitante, Centro de Custo, Local de Entrega, Fornecedores, Projeto e Planilha do Mapa de Licitação;
  • Permite lançar os serviços da Licitação;
  • Permite unificar os itens em uma única linha de serviço;
  • Permite Importar Planilha;
  • Possibilidade de importar qualquer tipo de arquivo no Mapa de Licitação;
  • Controle de Autorização do Mapa;
  • Análise do Mapa;
  • Envio e Recebimento de Coleta;
  • Permite controlar a situação do Mapa (Aberto, Em Andamento, Fechado e Cancelado).

Integração:

Envia para

Recebe de:

  • Submódulo de Planejamento de Controle: Os itens das linhas do orçamento.

Relatórios padrões:

  • Mapa de Licitação;
  • Analise do Mapa.